1. Verantwortliche Stelle und Rollen
1.1 Verantwortlich für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen ist die Nestermind AG, Hohlstrasse 440, 8048 Zürich, Schweiz, info@nestermind.com. 1.2 Rollenverteilung: Für Personendaten, welche die Kundin in die Software einbringt oder dort erfasst (z.B. Kontakt- und Interessentendaten, Inserate, Dokumente; «Kundendaten»), ist die Kundin datenschutzrechtlich Verantwortliche; Nestermind bearbeitet diese Daten als Auftragsbearbeiterin nach Weisung der Kundin und gemäss der Datenschutzvereinbarung. Für die eigenen Bearbeitungen von Nestermind (insbesondere Konto-, Vertrags-, Zahlungs- und technische Daten) ist Nestermind Verantwortliche.
2. Geltungsbereich
2.1 Diese Datenschutzerklärung gilt für die Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit der Nestermind-Software und den damit verbundenen Dienstleistungen. Sie richtet sich an Vertragspartner (Unternehmen) sowie an deren Nutzerinnen und Nutzer.
3. Kategorien bearbeiteter Personendaten
3.1 Je nach Nutzung bearbeitet Nestermind folgende Kategorien: (i) Kontakt- und Identifikationsdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Funktion); (ii) Konto- und Zugangsdaten sowie Nutzungsdaten der Software; (iii) Kundendaten, die über die Software eingebracht werden (Inserate, Dokumente, Kontakt- und Interessentendaten); (iv) technische Daten (IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Log-Daten); (v) Vertrags- und Zahlungsdaten.
4. Zwecke der Datenbearbeitung
4.1 Nestermind bearbeitet Personendaten zur Bereitstellung, zum Betrieb, zur Sicherheit und zur Weiterentwicklung der Software; zur Verwaltung von Benutzerkonten und Abonnementen; zur Kommunikation und zum Support; zur Abrechnung und Zahlungsabwicklung; zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten; sowie zur Verbesserung der Dienste nach Massgabe von Ziffer 6.
5. Rechtsgrundlagen
5.1 Die Bearbeitung stützt sich auf die Erfüllung des Vertragsverhältnisses, auf überwiegende berechtigte Interessen von Nestermind (insbesondere sicherer und stabiler Betrieb sowie Weiterentwicklung der Software), auf gesetzliche Pflichten sowie – wo eingeholt – auf die Einwilligung der betroffenen Person. Soweit die DSGVO anwendbar ist, entsprechen dem Art. 6 Abs. 1 lit. b, f, c und a DSGVO.
6. Einsatz von KI-Technologien
6.1 Nestermind setzt KI-Technologien ein, um Funktionen der Software bereitzustellen (z.B. Textvorschläge, Auswertungen, Bildbearbeitung) und die Software weiterzuentwickeln. 6.2 Kein Cross-Tenant-Training: Inhaltsdaten der Kundin werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet, deren Ergebnisse anderen Kunden zur Verfügung stehen. Personendaten werden nicht derart in Modelle eingebracht, dass gesetzliche Berichtigungs- oder Löschungsansprüche vereitelt würden. 6.3 Nestermind erstellt und nutzt anonymisierte und aggregierte Daten und Auswertungen zur Produktverbesserung, für Statistiken sowie für Markt-, Branchen- und Benchmark-Analysen, einschliesslich deren kommerzieller Verwertung. Solche Daten lassen keinen Rückschluss auf die Kundin, deren Kunden oder einzelne Personen zu; eine Re-Identifikation ist ausgeschlossen. Anonymisierte Daten sind keine Personendaten im Sinne des Datenschutzrechts.
7. Bekanntgabe an Dritte (Unterauftragsverarbeiter)
7.1 Nestermind gibt Personendaten nur weiter, soweit dies zur Erbringung der Dienstleistungen erforderlich oder gesetzlich geboten ist, namentlich an technische Dienstleister (Hosting, Zahlungsabwicklung, Kommunikations- und KI-Dienste) sowie an Behörden und Gerichte im gesetzlich vorgeschriebenen Umfang. 7.2 Unterauftragsverarbeiter dürfen die Daten nicht für eigene Zwecke nutzen. Eine Weitergabe zu kommerziellen Zwecken erfolgt nicht. Die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter ist auf Anfrage erhältlich.
8. Datenbearbeitung in der Schweiz und im Ausland
8.1 Kundendaten einschliesslich sämtlicher Backups werden wenn immer möglich in der Schweiz gespeichert. Falls dies aufgrund spezifischer in die Software integrierter Technologie-Dienstleister nicht möglich ist, werden die Daten im EWR gespeichert. Eine darüber hinausgehende Bearbeitung in Drittstaaten erfolgt nur gemäss Ziffer 8.2, soweit im Vertrag vorgesehen oder mit vorgängiger Zustimmung der Kundin, und stets mit geeigneten Garantien (z.B. Standardvertragsklauseln). 8.2 KI- und Support-Funktionen mit US-Bearbeitung: Einzelne, in der Leistungsbeschreibung als solche gekennzeichnete KI-Funktionen (z.B. KI-gestützte Text- und Bildbearbeitung) werden über spezialisierte Unterauftragsverarbeiter mit Sitz in den USA erbracht. Diese Funktionen sind optional; mit ihrer Aktivierung oder Nutzung willigt die Kundin in die Übermittlung der hierfür erforderlichen Daten in die USA ein. Der Unterauftragsverarbeiter bearbeitet die Daten ausschliesslich zur Erbringung der jeweiligen Funktion sowie zur Missbrauchs- und Sicherheitsüberwachung und speichert sie nur vorübergehend (in der Regel höchstens 30 Tage). Die Kundin kann diese Funktionen deaktivieren. Entsprechendes gilt für den Kundensupport (einschliesslich Support-Chat), der über eine spezialisierte Supportplattform abgewickelt wird; bearbeitet werden dabei ausschliesslich die im Rahmen der jeweiligen Anfrage übermittelten Angaben (insbesondere Anfrageinhalte), nicht die in der Software gespeicherten Inhaltsdaten der Kundin.
9. Datensicherheit
9.1 Nestermind trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz der Personendaten vor unbefugtem Zugriff, Verlust und Missbrauch, insbesondere Verschlüsselung der Datenübertragung und -speicherung, rollenbasierte Zugriffskontrolle, Protokollierung sowie regelmässige Datensicherungen (mindestens täglich, redundante Speicherung, rollierende Aufbewahrung während mindestens 30 Tagen). 9.2 Verletzungen der Datensicherheit meldet Nestermind der betroffenen Kundin ohne unbegründete Verzögerung und unterstützt sie bei der Erfüllung ihrer gesetzlichen Melde- und Informationspflichten.
10. Aufbewahrung und Löschung
10.1 Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Kundendaten werden 90 Tage nach Vertragsende unwiderruflich gelöscht, einschliesslich der Backups im Rahmen der ordentlichen Backup-Zyklen; zuvor kann die Kundin einen vollständigen Export verlangen.
11. Rechte der betroffenen Personen
11.1 Betroffenen Personen stehen nach Massgabe des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere folgende Rechte zu: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung, Widerspruch, Datenherausgabe bzw. -übertragung in einem gängigen Format sowie der jederzeitige Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft. 11.2 Anfragen sind an info@nestermind.com zu richten; Nestermind beantwortet sie in der Regel innert 30 Tagen. Betrifft eine Anfrage Kundendaten, für welche die Kundin Verantwortliche ist, leitet Nestermind die Anfrage an die Kundin weiter oder verweist die betroffene Person an diese; Nestermind unterstützt die Kundin bei der Beantwortung.
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
12.1 Nestermind kann diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anpassen. Über wesentliche Änderungen werden die Kundinnen per E-Mail oder über die Software informiert. Die jeweils aktuelle Version ist auf der Website sowie auf Anfrage erhältlich.
13. Kontakt
13.1 Bei Fragen zum Datenschutz: Nestermind AG, Hohlstrasse 440, 8048 Zürich, Schweiz, info@nestermind.com.